Capaciteit met beleid: sturen op schaarste
Een technische projectafdeling met honderden projecten en tientallen collega’s stond voor een grote uitdaging: hoe houd je grip op capaciteit en werkdruk in een omgeving die voortdurend verandert? Er was behoefte aan inzicht in de belasting voor teams en informatie waarop gestuurd kon worden om werk al dan niet aan te nemen.
Aanpak
In eerste instantie stuitte het idee van een capaciteitsplanning op weerstand. Projectleiders vreesden dat er weinig met de uitkomsten gedaan zou worden en zagen het vooral als extra administratieve last. Die houding veranderde echter toen het managementteam actief terugkoppeling begon te geven: de planning leidde tot concrete acties, zoals het verdelen van werkdruk, het bijstellen van prioriteiten en het analyseren van de inzetbaarheid van het personeel.
Conclusie
Het proces vergde tijd en zorgvuldigheid, maar leverde waardevolle inzichten op. Het maakte zichtbaar waar de werkdruk te hoog was, welke teams tijdelijk ontlast moesten worden en welke projecten moesten worden doorgeschoven vanwege een tekort aan capaciteit. Hierdoor ontstonden realistische gesprekken over haalbaarheid en prioritering.
Rol
Fabian’s bijdrage lag in het opzetten van de planningstool, het inrichten van het bijbehorende proces en het regelmatig presenteren van de analyses aan zowel het managementteam als de projectleiders. Dit hielp om draagvlak te creëren en om blijvende waarde te leveren: een instrument dat besluitvorming over de haalbaarheid van projecten mogelijk maakt en inzicht geeft over hoe capaciteit, doorlooptijden en personele inzet zich ontwikkelen.